Mise en vigueur : 15 juillet 2024 · Dernière révision : 11 mars 2026 · Prochaine révision : 10 mars 2027
À Aruka Centre, nous comprenons que des circonstances imprévues peuvent survenir. Ces politiques sont conçues pour veiller au respect du temps des thérapeutes tout en garantissant un accès équitable aux services pour tous les clients. Nous vous remercions de votre compréhension et de votre coopération.
1. Absence
Une absence est constatée lorsqu'un client ne se présente pas à une séance programmée et n'a pas prévenu le Centre au moins 24 heures à l'avance.
- Les rendez-vous manqués sans préavis entraînent des frais équivalents à 100 % du tarif de la séance
2. Annulation tardive
- Toute annulation effectuée moins de 24 heures avant le rendez-vous prévu est considérée comme une annulation tardive
- Les annulations tardives entraînent des frais équivalents à 50 % du tarif de la séance
3. Report de rendez-vous
Les clients dans l'impossibilité d'assister à une séance programmée sont encouragés à reporter leur rendez-vous le plus tôt possible.
- Les rendez-vous peuvent être reportés sans pénalité si le Centre est prévenu au moins 24 heures avant la séance
- Les demandes de report dans les 24 heures précédant le rendez-vous peuvent être traitées comme une annulation tardive, et des frais de 50 % du tarif de la séance peuvent s'appliquer
- Les rendez-vous reportés sont soumis à la disponibilité du thérapeute
- Les reports fréquents peuvent limiter les possibilités de réservation futures, et le Centre peut exiger un paiement anticipé avant de confirmer de nouveaux rendez-vous
4. Application des frais
- Tout frais d'absence ou d'annulation tardive applicable doit être réglé avant qu'un nouveau rendez-vous puisse être programmé
- Pour les forfaits prépayés, la séance manquée sera déduite du solde du forfait
5. Retard
- Les séances se terminent à l'heure initialement prévue afin d'éviter tout retard pour les autres clients
- Si un client arrive avec plus de 20 minutes de retard, la séance peut être considérée comme une absence et le tarif complet de la séance peut s'appliquer
6. Absences répétées
Deux absences consécutives peuvent entraîner :
- L'obligation d'effectuer un paiement intégral avant toute future réservation, ou
- La suspension temporaire des privilèges de réservation
7. Politique de remboursement
Aruka Centre traite les demandes de remboursement au cas par cas, à la discrétion de la direction. Les directives suivantes s'appliquent à tous les types de paiement. Les remboursements approuvés sont retournés via le mode de paiement initial (mobile money ou carte bancaire) dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.
Paiements de séance complets
- Les paiements complets de séance ne sont pas remboursables une fois la séance effectuée
- Lorsque la séance n'a pas encore eu lieu, une demande de remboursement peut être examinée à la discrétion de la direction, sous réserve des conditions d'annulation susmentionnées
- Les frais d'annulation tardive et d'absence ne sont pas remboursables
Paiements d'acompte (50 %)
- Un acompte de 50 % versé pour garantir une séance est remboursable si le client annule au moins 24 heures avant le rendez-vous prévu
- Les acomptes annulés dans les 24 heures précédant la séance ne sont pas remboursables
- Lorsqu'un acompte est remboursé, le montant intégral de l'acompte est retourné via le mode de paiement initial — mobile money ou carte bancaire — dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables
Forfaits de séances
- Les remboursements sur les forfaits de séances sont examinés à la discrétion de la direction en fonction du nombre de séances déjà utilisées
- Lorsqu'un remboursement partiel est approuvé, il reflète la valeur des séances non utilisées, déduction faite des frais applicables
Comment soumettre une demande de remboursement
Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises par écrit à finance@arukacentre.com ou via WhatsApp au 0531 100 557. Veuillez indiquer votre nom complet, votre référence de réservation, la date de paiement et le motif de votre demande. Un membre de l'équipe vous répondra dans un délai de 3 jours ouvrables.
8. Exceptions d'urgence
Les frais d'annulation et les restrictions de remboursement peuvent être levés à la discrétion de la direction dans des circonstances exceptionnelles, notamment :
- Urgences médicales
- Deuil
- Crises imprévues documentées
Des justificatifs pourront être demandés le cas échéant.
